Geo-data voor stroomlijning beheerproces bij Pidpa

Over het huwelijk tussen GIS en SAP en hoe dit de samenwerking versterkt. 

Pidpa verzorgt het openbaar waterdistributienetwerk voor een groot deel van de provincie Antwerpen, en is daarmee is één van de grootste waterbedrijven van België. De organisatie is verantwoordelijk voor de drinkwatervoorziening van maar liefst 1,2 miljoen mensen in 65 gemeenten en het rioolbeheer in 34 gemeenten. Pidpa investeert logischerwijs veel tijd en middelen in het beheer van dit netwerk.

Om een beeld te schetsen van de infrastructuur: Pidpa bezit zo’n 13.000 kilometer drinkwaterleiding, 3.500 kilometer rioleringsnet, 1.800 kilometer grachten en duizenden afsluiters, brandkranen en controlekleppen en tientallen watertorens en opjaagstations. Al deze assets moeten continu worden onderhouden/vernieuwd en storingen dienen zo efficiënt mogelijk worden verholpen. Om dit beheerproces te stroomlijnen maakt Pidpa intensief gebruik van geo-data. Data vanuit het veld wordt in kaart gebracht en centraal beschikbaar gesteld.

Het in kaart brengen, stroomlijnen en beschikbaar maken van die data gebeurt aan de hand van het ArcGIS-platform, een krachtig Geografisch Informatie Systeem (GIS). Tensing is als GIS-specialist met ervaring in de wereld van utilities nauw betrokken bij het (verder) opzetten, optimaliseren en moderniseren van dit geodriven beheerproces van Pidpa.

In dit artikel beschrijf ik wat de inzet van geo-data Pidpa heeft gebracht. Ook werp ik samen met Bart Reynaert, Geo-ICT architect bij Pidpa, een blik op de toekomst. Welke stappen moeten worden genomen en welke rol krijgt bijvoorbeeld de ontwikkeling van Esri’s ‘Utility Network Management Extensie’ (UNM) hierin?

Wat hebben we bereikt?

GIS wordt binnen Pidpa al geruime tijd vrij breed ingezet, maar de initiële behoefte kwam van de technische mensen die het drinkwaternet beheren. Pidpa maakt al sinds 2003 gebruik van het ArcGIS-platform, waarbij het werd ingezet voor het registreren van de assets van het waterbedrijf. Echter, vanuit een scherpere wet- en regelgeving, een kritischer wordende consument en het kostenaspect moest Pidpa haar assetmanagement-processen efficiënter inrichten. Pidpa zocht samen met Tensing en Esri (voor het GIS-onderdeel) en Ideo (voor het SAP onderdeel) de oplossing bij het verbeteren van datastromen rondom de service- en onderhoudsafdeling. Reden om hier te starten is het feit dat bij deze afdelingen voor een groot deel wordt bepaald hoe en in welke mate assets op een kostenefficiënte wijze (kunnen) worden beheerd.

Grootste probleem was dat de werkopdrachten voor assets niet precies genoeg in kaart gebracht konden worden. Dit kwam deels doordat nog niet alle assets in SAP waren benoemd. Ordercreatie geschiedde op straatniveau of luidde ‘object in de buurt van’. Een monteur moest vervolgens gaan zoeken naar het desbetreffende object. Zonde van de tijd! De weergave van de werk- en storingslocaties was dus onvoldoende accuraat. Verder ontbrak een eenduidige onderhoudshistorie en de medewerkers in het veld maakten gebruik van een papieren flow. Er kon en moest dus een flinke efficiencyslag worden gemaakt.

De datastromen rondom service en onderhoud zijn complex door de wirwar aan onderlinge taken. Daarom heeft Tensing een aantal slimme functionaliteiten gebouwd om de geografische data uit het GIS en de onderhoudsdata uit SAP optimaal te kunnen gebruiken. Deze data wordt integraal ontsloten en is centraal beschikbaar voor de verantwoordelijke medewerkers via onder meer GeoLink en SAP mobiel werken. Dat klinkt wellicht nog wat abstract, maar in de praktijk houdt dat in dat de werkvoorbereider aan de slag kan op basis van onderhoudshistorie per asset, de planner kan efficiënter plannen en de monteur gerichter aan de slag kan (denk aan locatie en wijze van uitvoering). De werkzaamheden en het resultaat daarvan kunnen direct vanuit het veld worden teruggekoppeld naar GIS en SAP via een mobiele toepassing.

Om de samenwerking tussen de verschillende afdelingen en de samenwerking met organisaties uit de keten te versterken, wordt gebruik gemaakt van de door Tensing ingerichte GeoLink-omgeving. GeoLink is een op ArcGIS Enterprise en GeoCortex gebaseerde webgis omgeving waar uiteenlopende informatie, zoals assets, werklocaties en meldingen beschikbaar worden gesteld aan de verschillende businessafdelingen binnen Pidpa. Deze functionele viewer van Pidpa laat naast alleen ‘viewen’ de gebruiker aan de hand van door Tensing gebouwde tools ook nieuwe objecten intekenen en bestaande objecten en/of attribuutinformatie wijzigen. Intern wordt deze functionele viewer door ruim 400 mensen frequent gebruikt.

Maar ook extern wordt GeoLink ingezet en door meer dan 3.000 belanghebbenden gebruikt. De SAP-data van uitgevoerde werkzaamheden wordt met behulp van GIS gevisualiseerd en zodoende worden stakeholders zoals gemeenten, omwonenden en brandweer in real-time geïnformeerd. Via een kaart is op begrijpelijke en overzichtelijke wijze de status of voortgang van meldingen en actuele werklocaties te volgen.

Afbeelding: de koppeling tussen SAP en ArcGIS (inclusief het proces erachter) uitgebeeld

Door geografische data uit het GIS te koppelen aan de service- en onderhoudsdata in SAP is er een enorme efficiency-slag gemaakt qua werkordercreatie en mobiel werken. Tensing heeft als GIS partner dit project mee begeleid. De resultaten op een rij:

• Efficiëntere werkprocessen 
  Veel SAP werkorders kunnen nu vanuit GIS worden aangemaakt. Deze data kan in SAP worden beheerd voor efficiënt verloop van de onderhouds- en kwaliteitsprocessen.
  
  
• Adequater handelen
  Doordat de data accurater en centraal voor handen is kan er in geval van storing adequater worden opgetreden. Waar vroeger een assetlocatie beschreven werd, kan deze nu exact op de kaart worden weergegeven en daarmee direct worden gelokaliseerd.
  
  
• Betere communicatie stakeholders
  Doordat de data aan de hand van GIS wordt gevisualiseerd is deze op laagdrempelige wijze toegankelijk voor stakeholders. Zij kunnen via een kaart meldingen bekijken en plaatsen, service en onderhoudsstatus volgen en actuele werklocaties inzien.
  
  
• Drempel werkopdracht aanmaken verlaagd en ordercreatie preciezer
  De weergave van werk- en storing locaties zijn accurater geworden (en daarmee mobiel werken weer efficiënter). Doordat de onderhoudsmonteur vanuit het veld middels de GIS-applicatie op gebruiksvriendelijke wijze kan communiceren met SAP toepassingen is het verwerken van een werkorder eenvoudiger geworden.

• Wie: de inzet van mensen en middelen;
• Wat: de inhoud van de werkorder die in GIS zichtbaar wordt;
• Waar: de locatie;
• Wanneer : wanneer de order wordt uitgevoerd. In GIS wordt de status en datum weergegeven en vanuit SAP wordt deze data continu bijgewerkt.

Maar ondanks het succes en groeiende draagvlak is er is nog veel terrein te winnen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan nog verdere begeleiding voor de medewerkers in het veld waar de digitale transformatie zich verder doorzet, de optimalisatie van GIS voor meerdere devices en de uitrol van Esri’s UNM.

Een visie op de toekomst

We spreken met Bart Reynaert van Pidpa over zijn visie op de toekomst van GIS binnen de organisatie: ''De grote wens voor de toekomst is om de ingeslagen weg aan te houden en nóg meer waarde uit GIS te halen door slimme koppelingen en integraties met o.m. SAP. De GeoLink omgeving is hier een belangrijke pijler in. Het zorgt voor een betere data structuur, snellere beschikbaarheid van gegevens en minder papierstromen. Bovendien vormt Geolink een hoeksteen voor de verdere reductie van ‘overtekenwerk’ door gegevens alsmaar meer digitaal te registreren op de plaats en moment waar ze ontstaan. Hierdoor zullen een aantal medewerkers zich meer kunnen richten op het controleren, analyseren en optimaal gebruiken van de data in de asset beheer processen''.

Bart vervolgt: ''Door deze voordelen is er intern veel in beweging, het draagvlak voor GIS en de inzet van geo-data is met de al behaalde successen stevig gegroeid. Zo breidt de behoefte naar GIS zich vanuit de technische zijde uit naar de administratieve kant, denk bijvoorbeeld aan het met geo-data en een planningstool slimmer inzetten van veldmedewerkers om de reisafstand te beperken’’.

De hierboven genoemde positieve veranderingen zullen de komende jaren moeten worden doorgezet. Zo zal de GeoLink omgeving met behulp van Tensing nog meer transformeren van een viewer naar een functionele edit tool, waarmee een nog grotere groep mensen in het veld en andere stakeholders uit de voeten kunnen.

Een verandering die daarbij gaat helpen is de implementatie van UNM. Met UNM is een organisatie in staat om alle assets in hun netwerk te modelleren, editen en analyseren. Zo zal het UNM het netwerk sneller en eenvoudiger in detail kunnen modelleren. Daarnaast biedt het UNM betere ondersteuning over meerdere type devices, zodat het netwerk ook vanuit het veld te modelleren is.

Enkele punten van de roadmap op een rij:

• de nieuwste functionaliteiten van GeoCortex en ArcGIS gaan inzetten;
• uitbreiden van de GeoLink view toepassing naar een efficiënt bruikbare toepassing om meer gegevens te capteren en editeren.
• het geheel functioneel nog versterken met enerzijds apps zoals de Esri collector of Survey123, en anderzijds de opvolging van ‘wat zijn we waar aan het doen’ verbeteren met behulp van dashboards.

Bart: ‘’Doelstelling bij deze veranderingen is dat iedereen (van veldmedewerker tot de CEO) op een gebruiksvriendelijke manier met de toepassingen moet kunnen werken. Hiervoor dient het systeem zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk te blijven. Dit zijn voorwaarden om het verandertraject succesvol te kunnen doorzetten’’.

De doorontwikkeling van de GIS-omgeving zal komend najaar starten met een Proof-of-Concept. Hierbij wordt nieuwe functionaliteit grondig onderzocht en getest. De investering van de POC-fase moet direct kunnen door-evolueren naar een implementeerbaar scenario. Tensing en Esri Nederland zullen Pidpa hierbij ondersteunen in het volledige spectrum van advies, ontwikkeling, installatie, configuratie en inrichting plus de uitrol van diverse tools.

Bart is erg tevreden over de pragmatische samenwerking met Tensing. ‘’Beide partijen leren van elkaar en dat spreekt aan. Dankzij de consultants van Tensing, die in hoog tempo oplossingen realiseren op ons ArcGIS-platform, heeft Pidpa een toekomstvaste GIS-oplossing in huis. We kijken uit naar de vervolgstappen in onze samenwerking om het gebruik van GIS binnen Pidpa verder te verbreden en te optimaliseren. Uitgangspunt hierin is dat nieuwe technieken door iedereen gebruikt kunnen worden en direct waarde toevoegen in de organisatie en processen’’.

Benieuwd hoe Tensing jouw processen aan de hand van slimme inzet van geodata kan stroomlijnen? Of wil je eens sparren over hoe ArcGIS jouw organisatie kan ondersteunen? Plan dan een afspraak.