Vier tips voor een succesvolle DAMO-update

Het Waterschapshuis wil dat alle waterschappen maximaal een jaar oude versie gebruiken van het DAMO-model. Up-to-date zijn maakt het bovendien eenvoudiger om aan de Europese Inspire-richtlijnen te voldoen. Genoeg redenen om de laatste versie van het DAMO-model te gebruiken, dus. Máár: in de praktijk blijkt dat makkelijker gezegd dan gedaan. Waterschappen lopen tegen allerlei procesmatige uitdagingen aan wanneer ze een update willen uitvoeren. Mijn naam is Michael van Mouwerik (Business Developer bij Tensing) en ik geef je in deze blog vier tips voor een succesvolle DAMO-update.

Tip 1: begin niet bij het systeem, maar bij het proces

Kijk eerst kritisch naar je processen voor je aan een updatetraject begint. Een veelgemaakte vergissing is om direct te beginnen aan het implementeren van een nieuw datamodel. Maar als je niet 100% helder hebt wie welke data gebruikt en hoe, dan vertraagt dat met zekerheid je implementatie. Ik zeg altijd maar; “het is makkelijker te communiceren als je over hetzelfde praat.”

De essentiële eerste stap bij het implementeren en/of updaten van je DAMO-standaarden is het formuleren van een goed antwoord op de volgende vragen:

Welke collega’s gebruiken welke data?

Waarom gebruiken ze deze data?

Een goed antwoord op de eerste vraag neemt de angst dat de business na een wijziging geen toegang meer heeft tot essentiële data weg. Want: je weet met wie je rekening moet houden.

De tweede vraag levert veel discussie op. Die discussie is nodig om vast te stellen wat de rol is van beschikbare data om primaire werkprocessen uit te voeren. Een vervolgvraag in veel van deze discussies luidt dan ook: wat heb je echt nodig om je werk te kunnen doen?

Tekst gaat verder onder de afbeelding.

Tip 2: investeer in het databewustzijn van je medewerkers

Het woord datastandaard zegt het al: uniform werken is een must, en om dit te bevorderen is investeren in het databewustzijn van je medewerkers van groot belang. Omdat je met een systeemupgrade ook je dataprocessen verbetert, wordt databewustzijn automatisch een actueel thema voor je organisatie in het voorbereidende traject van een update.

Gebruikers van data zien data vaak als hulpmiddel om hun eigen proces te ondersteunen. Beheerders van die data hebben direct belang bij uniformiteit van die data. Muterende medewerkers hoef je over het algemeen niet te overtuigen van het belang van uniforme data, omdat ze in hun dagelijkse werk tegen problemen aanlopen die door een gebrek aan uniformiteit veroorzaakt worden.

Tip 3: ga niet voorbij aan de zorgen van medewerkers

Bij tijdsdruk kan het verleidelijk zijn om je medewerkers op te leggen wat ze ‘moeten gaan doen’. Dit is echter problematisch als je draagvlak wil creëren voor je plannen. Ga niet voorbij aan de zorgen van medewerkers. Ga met je interne stakeholders in gesprek over de problemen die er spelen en de mogelijke oplossingen. Een breed gedragen aanpak werkt op de lange termijn beter.

Tekst gaat verder onder de afbeelding.

Tip 4: bouw een goede webservice in ArcGIS

Een webservice in ArcGIS met verschillende autorisaties waarmee je interne stakeholders gaan werken, dat is wat mij betreft de ultieme oplossing om uniform met je data te gaan werken. Laat de gebruikers van de data via deze webservice werken. Mogelijk ervaren ze dit zelf als een beperking, omdat ze niet langer in de brondata kunnen muteren. Een tabel aanmaken kan dus niet meer. Maar muteren via een webservice is wel degelijk mogelijk, alleen worden gebruikers gedwongen om dit via de vooraf bepaalde spelregels te doen.

Voor de collega’s die je databronnen beheren is een webservice een zegen. Het geeft ze grip op de beschikbare data. Door middel van autorisaties hebben ze controle over wie welke data mag aanpassen. En gebruikers van de data hebben niet langer de mogelijkheid om structurele aanpassingen te doen in je databron. Dit komt de datakwaliteit ten goede.

Wil je vrijblijvend sparren over het implementeren van een nieuwe DAMO-versie en/of bij het updaten van je ArcGIS-omgeving? Dat kan!